Gestão de tempo no trabalho: 08 técnicas para melhorar a produtividade

A gestão de tempo no trabalho envolve uma série de habilidades e ferramentas que podem ser usadas para melhorar a produtividade.

No cenário dinâmico e acelerado do ambiente de trabalho, a habilidade de gerenciar tarefas pode trazer uma série de benefícios para a empresa e colaborador. 

De acordo com uma pesquisa divulgada, em 2022, pela Reclaim.ai, plataforma integrada de produtividade, apenas 12% dos profissionais se consideram totalmente produtivos por mais de seis horas durante o trabalho. 

Nesse cenário, a gestão de tempo não se resume a cumprir prazos, mas sim a otimizar o dia para alcançar um equilíbrio entre eficiência e bem-estar. Neste artigo, exploraremos 08 técnicas que podem ajudar você a gerenciar com inteligência as horas no trabalho, sem comprometer sua vida pessoal e saúde mental.

1. Lista de tarefas

Ferramenta indispensável para a organização diária, ela proporciona uma visão estruturada das demandas e responsabilidades. O registro das tarefas pendentes orienta seu dia e ajuda a manter o foco nas atividades essenciais. 

Ao utilizar aplicativos de gerenciamento de tarefas, como o Trello, você pode categorizar e priorizar suas responsabilidades de maneira eficiente. Isso ajuda a evitar esquecimentos e facilita a identificação das atividades mais importantes. 

2. Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão do tempo que se baseia na classificação de tarefas em quatro quadrantes, levando em consideração a urgência e a importância de cada atividade:

Quadrante I- importantes e urgentes: envolve as atividades críticas que demandam atenção imediata. O foco neste quadrante é resolver a tarefa rapidamente para evitar consequências negativas.

Quadrante II – importantes, mas não urgentes: inclui atividades estratégicas e de longo prazo que contribuem significativamente para metas e objetivos. Priorizar esse quadrante ajuda a evitar crises constantes e promove uma abordagem proativa.

Quadrante III – urgentes, mas não importantes: diz respeito a atividades que demandam atenção imediata, mas não contribuem significativamente para metas de longo prazo. Exemplos incluem algumas reuniões e questões que podem ser delegadas. Limitar o tempo gasto nestas atividades mantém o foco no que realmente importa.

Quadrante IV – não importantes e não urgentes: trata de atividades que oferecem pouco ou nenhum valor imediato e não contribuem para metas importantes. Exemplos incluem reuniões específicas que não demandam a participação de toda a equipe. Minimizar o tempo investido neste quadrante ajuda a otimizar a produtividade.

Se você deseja testar a técnica Matriz de Eisenhower, é importante colocar em prática as seguintes ações:

• Priorize a conclusão de tarefas nos Quadrantes I e II para evitar que se tornem urgentes;
• Reserve tempo específico na sua agenda para as tarefas do Quadrante II;
• Esteja disposto a dizer “não” para tarefas do Quadrante III, ou pelo menos a delegá-las quando possível;
• Avalie regularmente suas prioridades, ajustando conforme necessário.

3. Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro é um método de gestão do tempo que visa aumentar a eficiência e a concentração. Essa abordagem utiliza intervalos de tempo curtos e focados, chamados “pomodoros”, seguidos por breves pausas. 

A técnica é eficaz porque, ao impor um tempo limitado para cada tarefa, ela promove um foco intenso, reduzindo a procrastinação. Além disso, as pausas regulares ajudam a manter a energia e concentração ao longo do dia. 

Ela também facilita a divisão de tarefas grandes em partes gerenciáveis, tornando o trabalho mais acessível. Assim, a produtividade tende a aumentar, proporcionando uma abordagem eficiente para a realização de tarefas.

O nome deriva de um timer de cozinha em forma de tomate (pomodoro, em italiano) e sua aplicação se dá em 5 passos:

Escolha da tarefa: selecione a tarefa que você deseja realizar.

Inicie a tarefa: configure um timer para 25 minutos, e concentre-se exclusivamente na tarefa escolhida até que o tempo expire.

Pausa curta: faça uma pausa curta de 5 minutos para relaxar. Aproveite para alongar-se ou fazer uma breve meditação.

Retomada da atividade: foque novamente na tarefa e repita a operação entre pausa curta e concentração por 3 vezes.

Pausa longa: a cada conjunto de quatro pomodoros, adote uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos.

Registro das atividades: mantenha um registro das atividades concluídas e dos pomodoros utilizados. Isso proporciona uma visão do tempo gasto em cada tarefa.

Você pode utilizar o site Técnica Pomodoro para gerenciar seu tempo.

4. Técnica 2-Minute Rule (Técnica dos 2 Minutos)

A Técnica dos 2 Minutos se destaca pela sua simplicidade. Sua abordagem envolve uma avaliação rápida de cada atividade que surge durante o dia. Se a tarefa puder ser concluída em 2 minutos ou menos, a recomendação é realizá-la imediatamente.

A ideia é que tarefas pequenas, porém frequentes, podem se acumular e consumir mais tempo se adiadas do que se forem tratadas prontamente. O foco está na ação rápida para evitar o acúmulo de pendências que podem impactar a produtividade.

Exemplos práticos de aplicação da Técnica dos 2 Minutos incluem responder rapidamente e-mails simples, fazer uma ligação breve, agendar compromissos rápidos ou realizar pequenas correções em documentos.

5. Delegação de tarefas

Delegar tarefas é uma prática fundamental na gestão do tempo. Ela envolve a atribuição de responsabilidades a membros específicos da equipe, aproveitando suas habilidades e competências. 

Leia também: Soft Skills: como desenvolvê-las e aplicá-las na gestão de equipes

Assim, é mais provável que as tarefas sejam concluídas com sucesso e dentro do prazo. 

É importante estabelecer uma comunicação clara ao delegar, para que expectativas e objetivos sejam compreendidos. Isso inclui fornecer orientações claras, estabelecer prazos tangíveis e disponibilizar suporte, se necessário. 

A delegação não apenas otimiza o tempo, mas também oferece oportunidades para o crescimento profissional dos membros da equipe, permitindo que desenvolvam novas habilidades e assumam responsabilidades adicionais. 

O resultado é a criação de uma cultura de colaboração. A edição de 2022 no relatório O Futuro do Trabalho no Brasil, elaborado pelo Google Workspace, revela que 82% dos colaboradores se sentem mais produtivos em contextos colaborativos. 

6. Automação de tarefas

A automação permite que profissionais dediquem seus esforços a atividades mais estratégicas. Ao eliminar a intervenção manual em tarefas rotineiras, ela libera tempo que pode ser direcionado para iniciativas de maior valor agregado. 

Imagine um profissional de marketing digital, por exemplo, que precisa agendar postagens nas redes sociais. A automação desse processo permite o uso de ferramentas, como a mLabs, para agendar e publicar automaticamente o conteúdo em horários específicos. 

Sem a automação, ele teria que dedicar tempo diariamente para acessar as redes sociais e publicar postagens, o que poderia consumir uma parte significativa do seu dia de trabalho. 

Por outro lado, com a automação, ele ganha tempo para se concentrar em atividades que precisam de mais atenção, criatividade e foco, como análise de métricas, criação de campanhas impactantes ou interação mais direta com a audiência.

Assim, as organizações podem criar fluxos de trabalho mais eficazes, garantindo que as tarefas sejam executadas de maneira oportuna e consistente. 

7. Gestão de e-mails

A gestão eficaz de e-mails é um componente fundamental da gestão do tempo, especialmente em ambientes de trabalho onde a comunicação eletrônica é predominante. 

Uma prática comum é estabelecer períodos específicos ao longo do dia para verificar a caixa de entrada. Ao criar uma rotina para lidar com mensagens, você pode se concentrar em tarefas importantes entre esses intervalos.

A categorização e organização de e-mails também importam. Usar pastas ou etiquetas pode ajudar a classificar mensagens por prioridade, projetos ou status, facilitando a localização rápida de informações essenciais. 

Adotar a prática de responder imediatamente a e-mails simples e que demandam poucos minutos de atenção pode evitar a acumulação de tarefas pequenas. Para e-mails mais complexos, agendar respostas pode ser uma estratégia eficaz.

Outro aspecto importante é a gestão de notificações. Desativar alertas constantes pode reduzir distrações, permitindo que você se concentre em suas tarefas principais, reservando momentos específicos para verificar e-mails.

8. Avaliação e ajuste regular do plano de trabalho

Revisar periodicamente o plano de trabalho permite a identificação de atividades que consomem mais tempo do que o previsto. Ao unir as seguintes práticas, você pode criar um cenário propício para a excelência operacional:

• Estabeleça um cronograma regular de revisão do plano de trabalho;
• Liste todas as atividades e tarefas planejadas;
• Compare o tempo realmente gasto com o tempo planejado para cada atividade;
• Analise a realização de metas em relação aos prazos estabelecidos;
• Ajuste metas para torná-las mais realistas e alcançáveis, se necessário;
• Reorganize a prioridade das atividades com base na importância e urgência;
• Identifique e elimine tarefas que não contribuem significativamente para os objetivos;
• Considere delegar tarefas aos membros mais adequados da equipe.

Importância da gestão do tempo para a produtividade

Como você notou, a gestão de tempo vai além do controle de horas. Trata-se, na verdade, de uma prática que une planejamento, organização e controle eficiente das atividades, visando otimizar a utilização do tempo disponível para cada tarefa.

Isso inclui identificar e estabelecer metas realistas, criar agendas ou listas de tarefas, e empregar técnicas específicas para melhorar a produtividade.

Além disso, a gestão de tempo envolve a capacidade de lidar com interrupções, delegar responsabilidades, estabelecer limites, e cultivar hábitos que promovam um equilíbrio saudável entre o trabalho e a vida pessoal. 

Como consequência, ela favorece a tomada de decisões mais ponderadas, uma vez que oferece tempo para análise e reflexão antes de escolhas importantes. 

Ao administrar o tempo de maneira eficaz, é possível atender às demandas profissionais sem comprometer as responsabilidades pessoais, promovendo, assim, uma vida mais equilibrada. 

Por fim, a gestão eficaz do tempo melhora as relações interpessoais. Ao gerenciarmos tarefas de forma consciente, conseguimos reduzir ruídos e atritos com colegas de trabalho. 

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